Por las dos necesidades básicas para todas las empresas: el ahorro del tiempo de trabajo y del dinero.
Además, de la transmisión que damos al realizar nuestra actividad como empresa competitiva y eficaz.
¿Cómo estandarizo los procesos de mi empresa y cuáles son clave?
- Por clave y prioritario, considera el proceso de tu empresa que te lleva de cabeza, el que realizas según cada caso y que casi siempre se complica, o no te deja satisfecho (ej.: edición de presupuestos, seguimiento de acciones comerciales, producción de un determinado producto o servicio…).
- Cómo; para estandarizar un proceso tenemos que definir una guía de actuaciones claras y sencillas, que prevean los problemas y apliquen las soluciones.
- Empieza, por definir el problema que ya has sufrido, plantéate qué lo produce y sobre él define posibles soluciones.
Un ejemplo:
Problema: “baja aceptación de presupuestos”
Posibles causas:
- demora en la presentación (desde que se solicita hasta que se presenta pasan muchos días)
- falta de detalle (englobas detalles del producto/servicio en una frase corta que simplifica o transmite poca cosa para el importe asociado)
- exceso de detalle (identificas muchas líneas que no dicen nada relacionado con el presupuesto solicitado e incluso puede generar desconfianza; parece que lo quieres engordar)
- falta de imagen (un presupuesto en un papel sin orden: quién soy, fecha de realización y validez, desglose de unidades, cantidades, IVA…)
- falta de seguimiento (una vez realizado, análisis del resultado: cuántos has hecho y cuántos te han aprobado; antes de finalizar el periodo de validez de un presupuesto, ¿realizas una llamada comercial?; observas a tu competencia…)
- …
Soluciones: Título del Proceso Estandarizado “Presupuestos”
Nota inicial: ten actualizada tu plantilla de precios para todas las opciones de presupuesto que se puedan presentar.
- Revisión diaria de las solicitudes de presupuesto (telefónicas, emails, …)
- Toma de contacto con el cliente, en el mismo día / en 24h., para concretar los requisitos del cliente, indicándole así que ya te has puesto con su solicitud.
- Antes de cerrar el presupuesto, formalizar un borrador y sobre él considerar los importes imprescindibles e innecesarios, por si se presenta la necesidad de la modificación inmediata de una partida para que el presupuesto sea aceptado.
- Entrega, máx. en 6 días, el presupuesto al cliente e infórmale que estás disponible para cualquier duda o aclaración.
- Revisa diariamente las comunicaciones que llegan a tu empresa y si entra la respuesta a tu presupuesto confirma su lectura con una frase tipo (ej.: gracias por su confianza; para lo que precise, siempre a su disposición, …)
- Sigue, máx. en 15 días, el presupuesto editado que no se ha comunicado con la empresa y según consideres, lo das por cerrado o le haces una llamada de cortesía al respecto.
- Analiza, el resultado de tus presupuestos y sigue mejorando según las consideraciones a las que llegues después del análisis.
- Por último y no menos importante, revisa y actualiza, mínimo anualmente, el contenido de tus Procesos Estandarizados; siempre los mejorarás
¡Buen trabajo!